2020年3月、香港の日系企業において前代表取締役と元従業員ら、関係グループ会社の元従業員らが共謀し、およそ一年にわたり売上金の一部を他に流用していたことで刑事告訴となったケースがありました。
もちろん日本国内においても時折、従業員による不正行為の報道が見られますので、日本であっても、海外であっても起こり得ます。しかしながら日本人にとって報道は報道に過ぎず、自分の勤務先や同僚など、身の回りで不正行為が起こった経験がある人は少ないと思います。その点、海外における不正行為はもう少し身近かもしれません。長年一緒に働いていた上司や同僚が実は不正行為をしていた、ということは香港でも良くある話です。海外では個人の良心に依ることよりも、企業としてそもそも不正行為をさせないような管理体制作り、内部統制に力を入れることが重要です。
それでは一般的な不正行為の代表例を見てみましょう。
＜横領＞
よくあるのが会社の金庫に置いてある現金を、管理を任されている従業員が私的に使い込んでしまうパターンです。経理・会計の担当者、1人か2人など最小限の人数を置いている事務所のスタッフなどが、最初は金庫から借りて返すつもりだったのに、だんだん高額を持ち出すようになります。また、自社で扱っている製品を無断で持ち帰ることも横領です。
＜賄賂＞
取引先と関係が密になり、個人的に賄賂を受け取るケースです。取引先の業者から市場より高い価格で製品を購入し、その後仕入先から購買担当者がバックマージンをもらいます
＜会計報告の粉飾＞
報告内容と実態に差があり、不正な収益や負債が隠蔽されています。従業員が一人で行うのは難しいため、このケースの多くは社内にも共謀者がいます。
不正のほとんどは、これら３つのいずれかに当てはまります。
＜駐在員による不正行為＞
海外の現地法人は、日本本社の目が行き届きにくいため、日本人駐在員が不正行為をすることもあります。日本から着任したばかりであれば本社への帰属意識も高いものですが、海外現地法人での勤務が長くなり、現地の従業員や取引先との関係が深くなるにつれ共謀関係に発展します。また、日本人駐在員は現地法人のトップであることが多く、監視する立場の人間が不正行為に走ると、歯止めが効かなくなってしまいます。
<従業員による不正行為＞
特定の取引先からの発注量が極端に減り、よく調べてみると担当していた自社の従業員が、自ら会社を設立し、そこへ顧客を奪われていたというパターンがあります。或いは購買部門のトップなど、業者を選定できる立場にある従業員が、自分の身内が経営している会社との取引を優先し、業者からバックマージンを得たりするのです。日本人の上司は言葉の壁や商習慣の違いに臆して、また現地人同士の方がコミュニケーションしやすいだろうと考え従業員に任せてしまいがちですが、上司が良く把握していないとこういった不正が起こります。従業員が不正行為を働いたことを、会社が証拠をもって立証できれば解雇することもできますが、現実には上手く騙されて気づかないまま平穏無事に任期が過ぎ帰任してしまうことが多いです。
＜不正防止のために＞
・特定の従業員だけを通じて業者とコンタクトを取らないこと。
一人で管理している場合は、当然ながら不正が発生しやすくなります。また、上司と従業員が共謀して不正行為を行うこともありますので、ある業務に決まった人間だけが携わるのではなく、人事的な配置換えや、第三者によるチェックが必要です。取引先と自社の従業員が長い付き合いであればあるほど、不正行為を生み出す可能性も高くなります。
・従業員任せにせず従業員と深く関わること。
日本語や英語がよく通じない取引先のことは、現地の従業員に任せてしまいがちですが、それでも上司が積極的に関わっていくことです。自分よりも長く担当していて、よく分かっている従業員だから大丈夫だと安心していると、上司に干渉されないと思われ勝手な行動をとり、会社を利用されることになりかねません。
・駐在員に十分な管理教育をすること
海外現地法人には経験豊富な経理担当、労務担当がいるかもしれません。新しく着任したばかりの駐在員は、すでに社内のシステムが上手く回っているように見えるので口出ししないことがありますが、そこに不正が隠れているかもしれません。やはり会社のトップにいる駐在員は現地の法律、会計システム、現地のルールについて、積極的に理解しておく必要があります。
・内部通報制度を整える
不正を働いている人間は、不正が露呈しないよう対策を徹底していますので、周囲の人間はなかなかそれに気づくことはできません。それでも上司や同僚の行動に違和感を抱いたり、電話で話している内容を耳にしたりするなど、たまたま知ってしまうこともあります。しかし通報すると報復を受けるのではと心配し、なかなか通報に至らないものです。不正は内部通報によって明るみに出ますので、会社側は匿名で内部通報できる環境を整え、通報者を保護するように努めましょう。
